论教育信息化项目进度控制中监理工作的重要性

　　1 引言
　　在十二五期间中国教育行业提出教育信息化建设重点在信息化建设顶层设计方面，提倡以信息化带动教育化，推进技术与教育双向融合，教育体系信息化项目建设成为十二五期间极为重要的工作。
　　中国教育行业形式较为传统，全国各级省市区县教育管理机构、学校、培训机构等，涉及面积极广，沟通协调难度较大，如何在有限的时间内做好相关教育信息化工作，成为了教育部各级领导较为头疼的问题，如何管理好每个项目，做好项目管理工作是重中之重，项目管理内容较多，其中进度是项目管理中重点之一，如何做好教育信息化进度控制工作，以现行教育部信息化项目教育服务与监管体系信息化建设项目（以下简称“金教工程”）为例具体阐述教育信息化项目进度控制中监理工作的重要性。
　　2 项目进度控制的监理方法
　　2.1 进度控制的原则
　　（1）明确控制目标原则
　　进度、投资、质量是工程项目的三大目标，它们之间有着相互依赖和相互制约的关系。进行进度控制应当在考虑三大目标对立统一的基础上，明确进度控制目标，包括总目标和各阶段、各部分的分目标。监理工程师应根据业主的委托、特别是合同要求科学、合理地确定进度控制目标。
　　（2）综合性控制原则
　　在确保工程质量和安全的前提下，采取综合性手段来进行进度控制，包括：组织措施、技术措施、合同措施等。组织协调是实现有效进度控制的关键。与建设项目进度有关的单位较多，如果不能有效地与这些单位做好协调，进度控制将十分困难。
　　（3）跟踪分析控制原则
　　教育信息化建设过程中，建设内容会随着建设过程的推进或领导的意愿而变化，变化后会直接影响到工程进度，需要对此类问题预测风险，做好进度变更和报备工作；
　　（3）全面主动控制原则
　　既然工程建设监理进度控制的总目标贯穿整个项目的实施阶段，那么监理工程师在进行进度控制时就要涉及建设项目的各个方面，需要实施全面的进度控制。
　　2.2 本项目进度控制的监理措施
　　信息工程的进度控制是指对信息工程项目各建设阶段的工作内容、工作顺序、持续时间和衔接关系编制计划，将计划付诸实施，在实施过程中检查实际进度是否按计划要求进度，对出现的偏差，分析其原因并采取补救措施，排除障碍，或调整修改原计划，直到工程竣工、交付使用。所以进度控制的最终目的是确保工程项目投入运行时间目标的实现。
　　信息工程项目的进度，受许多因素的影响，包括人的因素、技术的因素、设备采购的因素、工具的因素、资金的因素、工程现场环境的因素、气候的因素、政治的因素和其他难以预料的因素等，其中最主要的是人的因素。赛迪监理借助丰富的项目进度管理经验，在具体进度监理的工程中，从影响项目进度的各种信息中找出主要原因，然后采取相应的措施，并借助PDCA环，不断进行计划、执行、建设、分析、调整的动态循环过程（如下图所示）。

图表3 1监理动态循环的进度控制过程示意图

　　2.2.1 审核承建单位的进度分解计划
　　赛迪监理将协助业主单位评估承建单位提将交的进度分解计划和控制计划，工程各项目进度计划，要求承建单位必须考虑到将任务分配、人力资源分配、时间分配要与工程进度相协调。检查承建单位系统集成工作的开始日期和完成日期，并检查各系统完成的先后次序。监理机构对承建单位提交的实施总进度计划、月进度计划、周进度计划，进行审批，基本审查点为：
　　1、审查总进度计划的合理性、可行性及是否符合实施合同中竣工日期规定。
　　2、审查周进度计划，包括同时提交的主要信息系统建设材料、设备的采购及进场时间等计划安排。
　　3、监理机构对进度目标进行风险分析，制定防范对策，确定进度控制方案。
　　4、总进度计划经监理工程师批准实施，并报送业主单位，如需要重新修改，则限时要求承建单位重新申报。
　　为了保证本项目按时、保质，并在预算范围内完成，除了要有统一的设计规范、科学的技术方案、严格的质量标准、严谨和谐的项目管理技巧和合理的项目任务进度计划。还要有一个完整的项目计划包括如下6个方面：
　　1、工作分解结构
　　2、总进度目标的分解
　　3、项目任务流程图
　　4、时间进度计划
　　5、项目组织机构
　　6、资金预算和支付时间表
　　在这一过程中，要加强对进度风险的分析和对策：
　　图表3 2进度风险对策分析表
　　序号 进度风险 进度风险对策
　　1、 设计风险 在项目整体设计中，如果需求不清，或者设计中出现疏漏，或设计未达到功能要求，则会对进度有很大延误。对策：在设计过程中加强现场沟通，对各子系统模块进行逐项论证；对设计方案进行全面评审，并组织专家队伍提供参考意见，做到事前预控。
　　2、 供货风险 如设备厂商生产出现问题、设备采购到货延迟、海关问题、运输阻碍、其他不可抗力等。对策：合同中明确风险责任，严格将供货时间与供货商付款结合起来，并加入延期索赔条款。
3、 建设过程风险 虽然需求经过了详细的认定，但是在建设中出现了需求的变更，导致施工周期延长。针对这些情况，应在项目组中成立变更控制委员会，对变更进行分析、规划处理，作到有效调控。
　　4、 项目实施风险 实施中的问题和意外，如人员不能及时到位、货物与合同不符或存在故障、实施方本身技术或管理上存在问题而导致进度延后等。对策：通过合同中对进度与付款的严格限定以及监理对实施方的进度管理使风险降低。
　　5、 实施条件风险 项目实施条件未具备、不可抗力等。对策：业主、监理与各地方相关部门做好协调配合，并在合同内与项目承建单位明确双方责任。
　　2.2.2 管理项目的关键路径和里程碑
　　在项目管理中，关键路径是指网络终端元素的序列，该序列具有最长的总工期并决定了整个项目的最短完成时间。控制进度重要的是控制整个项目过程中的关键路径，所以监理工程师要用网络图表示出整个工程中的关键路径，且形象表现出此关键路径上工期超前或延后对整个工程工期的影响。
　　一个项目可能有一条以上的关键路径，监理人员应该紧密关注关键路径上的工作执行情况，避免拖延工程完成的时间。如果有一条以上的关键路径，监理人员应该同时注意两条关键线路上的工作执行情况。如果关键路径上有一项或多项工作所花费的时间超过计划的时间，那么总体工程进度就要拖延。可以通过缩短关键路径上工作的持续时间来缩短工程进度，通过给这些关键工作分配更多资源或变更它们的范围，来缩短关键路径工作的持续时间。
里程碑作为项目进度以及关键路径上的重要节点，起着便于控制、合理安排工作、细化管理等作用。监理工程师要审核承建方对项目阶段和里程碑划分，对不合理的划分要提出监理意见；加强对每一个里程碑产出物的控制和评审，特别是对于需求和设计里程碑的产出物，要进行早期评审提前发现问题，降低后期修改和返工的可能性；对项目后期的里程碑加强监督，避免出现前紧后松的现象；对于项目基线要监督项目方和承建单位的质量管理部门对其进行正式评审并进入正式受控状态。

　　图表3 4里程碑在项目管理中的作用

　　2.2.3 工期严重偏离计划时的监理措施
赛迪监理在项目实施过程中，将严格按照进度控制计划考核项目实际进度，当工期严重偏离计划时，监理会及时指明，报告业主单位并提出对策、建议，同时督促承建单位尽快采取措施，实施改正。
　　1、识别偏差
　　根据监理的报告机制，赛迪监理将定期就进度检查与调整出具报告，反映项目实际进展情况以及与计划的偏差。通过监理报告，业主单位可以判断和评价项目各个方面是否偏离目标，偏离多少。偏差包括实际情况与原计划不相符的任何地方，例如时间安排，人力资源，设备，任务安排，等各方面。
　　2、分析偏差原因
　　很多时候，通过监理如实反映出的现阶段工作的情况后，使建设单位很容易判断后续工作原定计划的不合理性，需要及时修订这部分计划。主要工作是：
　　（1）分析产生进度偏差的工作是否为关键工作，若出现偏差的工作是关键工作，则无论其偏差大小，对后续工作及总工期都会产生影响，必须进行进度计划更新；若出现偏差的工作为非关键工作，则需根据偏差值与总时差和自由时差的大小关系，确定其对后续工作和总工期的影响程度。
　　（2）分析进度偏差是否大于总时差。如果工作的进度偏差大于总时差，则必将影响后续工作和总工期，应采取相应的调整措施；若工作的进度偏差小于或等于该工作的总时差，表明对总工期无影响，但其对后续工作的影响，需要将其偏差与其自由时差相比较才能做出判断。
　　（3）分析进度偏差是否大于自由时差。如果工作的进度偏差大于该工作的自由时差，则会对后续工作产生影响，应如何调整，应根据后续工作允许影响的程度而定；若工作的进度偏差小于或等于该工作的自由时差，则对后续工作无影响，进度计划可不作调整更新。
　　3、调整偏差
　　在实际工作中，出现进度偏差是不可避免的，重要的在于出现偏差后及时进行进度调整。项目进度计划的调整，一般有以下六种方法：
　　（1）关键工作的调整。关键工作无机动时间，其中任意工作持续时间的缩短或延长都会对整个项目工期产生影响。因此，关键工作的调整是项目进度更新的重点。有以下两种情况：
　　a．关键工作的实际进度较计划进度提前时：若仅要求按计划工期执行，则可利用该机会降低资源强度及费用，即选择后续关键工作中资源消耗量大或直接费用高的子项目在已完关键工作提前的量范围内予以适当延长；若要求缩短工期，则应重新计算与调整未完成工作，并编制、执行新的计划，以保证未完关键工作按新计算的时间完成。
　　b．关键工作的实际进度较计划进度落后时：调整的方法主要是缩短后续关键工作的持续时间，将耽误的时间补回来，保证项目按期完成。
　　（2）改变某些工作的逻辑关系。在工作之间的逻辑关系允许改变的条件下，改变关键线路和超过计划工期的非关键线路上有关工作之间的逻辑关系，如将依次进行的工作变为平行或互相搭接的关系，以达到缩短工期的目的。需要注意的是这种调整应以不影响原定计划工期和其他工作之间的顺序为前提，调整的结果不能形成对原计划的否定。
　　（3）重新编制计划。当采用其他方法仍不能奏效时，则应根据工期要求，将剩余工作重新编制网络计划，使其满足工期要求。
　　（4）非关键工作的调整。当非关键线路工作时间延长但未超过其时差范围时，因其不会影响项目工期，一般不必调整，但有时，为更充分地利用资源，也可对其进行调整；当非关键线路上某些工作的持续时间延长而超出总时差范围时，则必然影响整个项目工期，关键线路就会转移。这时，其调整方法与关键线路的调整方法相同。
非关键工作的调整不得超出总时差，且每次调整均需进行时间参数计算，以观察每次调整对计划的影响，其调整方法有三种：一是在总时差范围内延长其持续时间；二是缩短其持续时间，三是调整工作的开始或完成时间。
　　（5）增减工作项目。由于编制计划时考虑不周，或因某些原因需要增加或取消某些工作，则需重新调整网络计划，计算网络参数。增加工作项目，只是对原遗漏或不具体的逻辑关系进行补充；减少工作项目，只是对提前完成的工作项目或原不应设置的工作项目予以删除。增减工作项目不应影响原计划总的逻辑关系和原计划工期，若有影响，应采取措施使之保持不变，以便使原计划得以实施。
　　（6）资源调整。若资源供应发生异常时，应进行资源调整：资源供应发生异常是指因供应满足不了需要，如资源强度降低或中断，影响到计划工期的实现。资源调整的前提是保证工期不变或使工期更加合理。资源调整的方法是进行资源优化。
项目进度计划调整过程如下图所示，此过程是进度监测过程的后续工作过程。当工程进度出现偏差并且业主单位审核批准《信息系统建设延期审批表》后，监理工程师启动该过程对进度计划实施调整。

图表3 5进度计划调整过程图

　　赛迪监理将对偏差实施跟踪，跟踪风险减缓过程，记录偏差的状态。如果偏差发生变化，应当及时更新偏差减缓计划。本过程中发生的所有活动的信息将记录在案。对无法解决或现有资源不能解决的偏差，向业主单位进行汇报，寻求帮助，制定措施。监理还会及时本项目建设过程中出现的进度变更与相关各方沟通协调，发现和解决问题，将进度变更风险控制在最小范围内，保证工程整体进度能够预期实现。
　　3 结束语
　　从本项目目前执行情况来看，各子项目进度计划基本按时完成，个别进度计划有变更情况，也及时执行了变更流程，监理在项目的进度计划管理措施对本项目进度控制得到了显著的效果，尤其是进度计划管理工具的使用，积累的较多的经验教训，经验告诉我们仅仅使用工具是原因不够的，行业内相关的管理工具不计其数，功能也十分齐全，但是再好的工具也要有相应的管理规范进行支撑，因此选择一个好的项目管理平台是进度控制的重点之一，但是制定一套完备的管理规范是控制进度的重中之重。